Як відновити посадковий талон на літак аерофлот Відрядження - втрачений посадковий талон
Нещодавно Мінфін заявив, що для підтвердження витрат на авіапереліт відрядженого працівника одного лише авіаквитка недостатньо. На думку чиновників, без посадкового талона у подібних ситуаціях врахувати витрати при розрахунку податку на прибуток не можна. Тим часом ця категорична заява... далеко не безперечна.
У складі інших витрат, пов'язаних із виробництвом та реалізацією, на підставі пп. 12 п. 1 ст. 264 Податкового кодексу (далі - Кодекс) можна врахувати витрати на відрядження, до яких у тому числі належать витрати на проїзд працівника до місця відрядження та назад до місця постійної роботи. У той самий час не можна забувати у тому, що з оподаткування прибутку визнаються лише витрати, які відповідають критеріям, встановленим п. 1 ст. 252 Кодексу. Відповідно до цієї норми витратами визнаються обґрунтовані та документально підтверджені витрати. Під обґрунтованими розуміються економічно виправдані витрати, оцінка яких виражена у грошовій формі. У свою чергу, під документально підтвердженими витратами розуміються витрати, підтверджені документами, оформленими відповідно до законодавства РФ або звичаями ділового обороту, що застосовуються в іноземній державі, на території якої було здійснено відповідні витрати, та (або) документами, що побічно підтверджують вироблені витрати. До них належать зокрема митні декларації, накази про відрядження, проїзні документи, звіти про виконану роботу відповідно до договору. Витратами визнаються будь-які витрати за умови, що вони виконані для здійснення діяльності, спрямованої на отримання доходу.
Як би там не було, у будь-якому разі витрати на проїзд працівника до місця відрядження та назад вимагають документального підтвердження. При цьому відповідно до Положення про особливості направлення працівників у службові відрядження (утв. Постановою Уряду від 13 жовтня 2008 р. N 749), документальним підтвердженням витрат на відрядження з метою оподаткування прибутку є авансовий звіт працівника з доданими до нього належним чином оформленими виправдавчими.
Витрати на авіапереліт: ідеальний пакет документів
Залишилося лише розібратися, що розуміється під "належним чином оформленими виправдувальними документами", які необхідні для списання витрат на авіаквиток, придбаний для відрядженого співробітника. Для цього, насамперед, звернемося до Наказу Мінтрансу від 28 червня 2007 р. N 82 "Про затвердження Федеральних авіаційних правил "Загальні правила повітряних перевезень пасажирів, багажу, вантажів та вимоги до обслуговування пасажирів, вантажовідправників, вантажоодержувачів". Пунктом 84 цих Правил встановлено, що при реєстрації на рейс пасажиру видається посадковий талон, в якому зазначаються ініціали та прізвище пасажира, номер рейсу, дата відправлення, час закінчення посадки на рейс, номер виходу на посадку та номер посадкового місцяна борту повітряного судна.
Таким чином, саме з посадкового талону видно, хто куди й летів. Відповідно, він повинен бути включений до пакету документів, що підтверджують, що відряджений співробітник справді здійснював переліт до місця відрядження та назад.
Також необхідно врахувати, що авіаквиток можна купити звичайний або електронний. Відповідно до Наказу Мінтрансу від 8 листопада 2006 р. N 134 маршрут/квитанція електронного пасажирського квитка та багажної квитанції (витяг з автоматизованої інформаційної системи оформлення повітряних перевезень) є документом суворої звітності та застосовується для здійснення організаціями та ІП готівкових грошових розрахунків та (або) розрахунків використанням платіжних карток без застосування контрольно-касової техніки.
Відповідно, в ідеалі залежно від того, в якій формі придбано авіаквиток (у документарній чи бездокументарній), виправдувальними документами будуть:
1) безпосередньо авіаквиток або сформована автоматизованою інформаційною системою оформлення повітряних перевезень маршрут/квитанція електронного документа (авіаквитка) на паперовому носії, в якому зазначено вартість перельоту;
2) посадковий талон, який підтверджує, що відряджений співробітник здійснив переліт цим авіаквитком.
Мінфін у Листі від 1 вересня 2016 р. N 03-03-07/50992 особливо наголосив, що посадковий талон є невід'ємним документом під час реєстрації на рейс. Тому документальним підтвердженням факту споживання підзвітною особою послуги повітряного перевезенняє не лише авіаквиток, а й посадковий талон. Сам собою авіаквиток не доводить, що співробітник кудись літав.
"Посадкові" альтернативи
Проблема в тому, що посадковий талон, на наявності якого так наполягає Мінфін, відряджений співробітник може втратити (втратити, зіпсувати тощо). Чи означає це, що за його відсутності можна поставити хрест на можливості списати витрати на авіапереліт? Звичайно ж ні. Причому в подібних ситуаціях є кілька способів вирішення проблеми.
По-перше, як документ, що підтверджує витрати на здійснений авіапереліт, для цілей оподаткування прибутку може бути прийнята довідка, що містить необхідну для підтвердження польоту інформацію, видану авіаперевізником або його представником. Це зокрема підтверджує і Мінфін (див. Листи Мінфіну від 18 травня 2015 р. N 03-03-06/2/28296, від 7 червня 2013 р. N 03-03-07/21187, від 27 лютого 2012 р. N 03-03-07/6 тощо).
По-друге, із положень п. 1 ст. 252 Кодексу випливає, що витрати можуть підтверджуватись у тому числі документами, що побічно підтверджують зроблені витрати (див., напр., Лист Мінфіну від 2 квітня 2014 р. N 03-03-РЗ/14597). Насправді посадковий талон підтверджує, що відряджений співробітник здійснив переліт до місця відрядження та назад. Побічно ж це можуть підтвердити документи, що підтверджують його направлення у відрядження, плюс документи, які засвідчать, що він проживав у місці відрядження, звіт про відрядження, а якщо організація продовжує використовувати посвідчення про відрядження, то і позначки про прибуття/вибуття з відрядження, проставлені приймаючою. відрядженого співробітника стороною.
У принципі обидва названі варіанти дозволяють "виправдати" витрати на авіапереліт при втраті оригіналу посадкового талону. Хоча другий варіант з погляду ризику виникнення претензій з боку податкових органів видається більш ризикованим. Безпечніше отримати довідку від авіаперевізника, яку можна розглядати як рівнозначну заміну посадкового талону.
На завершення зазначимо, що у разі, якщо компанія відшкодує співробітнику витрати на придбання авіаквитка без посадкового талона (довідки від перевізника тощо), окрім іншого з цієї компенсації доведеться утримати ПДФО і включити її до бази зі страхових внесків (п 3 ст.217 ПК, ч. 2 ст.9 Закону від 24 липня 2009 р. N 212-ФЗ).
Чи втратили посадковий талон одразу після проходження реєстрації на рейс і не знаєте, як пройти на посадку в літак?
По-перше, якщо ви пройшли реєстрацію на рейс, то всі дані про вас зберігаються на стійках реєстрації. Тому поверніться туди, поясніть ситуацію, і вам випишуть дублікат.
А якщо посадковий талон необхідний вам як підтвердження польоту для звіту перед бухгалтерією, необхідно звернутися в авіакомпанію, рейсом якої ви літали (або в офіс або по телефону в контактний центр). Там Вам випишуть довідку, що підтверджує здійснення перельоту. Вона є документом, що його замінює.
Як правило, такі платні довідки, у S7, наприклад, вона коштує 800 рублів. Довідку можуть видати протягом місяця після польоту. При собі необхідно мати паспорт і бажано електронний авіаквиток.
Сподіваємося, тепер ви знаєте відповідь на запитання: втратив посадковий талон, що робити?
Як відображаються в обліку організації витрати на проїзд працівника, направленого у службове відрядження, якщо втрачені посадкові талони на літак? Організація направила працівника у службове відрядження для участі у конференції зі стратегії розвитку бізнесу, що проходить в іншому регіоні РФ. Для поїздки відрядженим працівником були придбані авіаквитки в обидва кінці (в електронному вигляді) вартістю 14160 руб. (у тому числі ПДВ 2160 руб.), які були оплачені за рахунок коштів виданого для оплати витрат на відрядження авансу. Після закінчення відрядження працівник подав до бухгалтерії авансовий звіт із додатком документів, що підтверджують витрати на відрядження. Однак при складанні авансового звіту з'ясувалося, що втрачені посадкові талони, необхідні для підтвердження перельоту. Пізніше працівником подано довідку, видану авіаперевізником, що підтверджує факт перельоту. Для цілей податкового обліку доходів та витрат організація застосовує метод нарахування
Трудові відносини
При направленні працівника у службове відрядження йому гарантується відшкодування роботодавцем витрат, пов'язаних із службовим відрядженням, у тому числі витрат на проїзд (ст. 167, ч. 1 ст. 168 Трудового кодексу РФ, п. 11 Положення про особливості направлення працівників у службові відрядження, затвердженого Постановою Уряду РФ від 13.10.2008 р. N 749).
Працівнику при направленні його у відрядження видається грошовий аванс, у тому числі на оплату витрат на проїзд (п. 10 Положення).
Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний протягом трьох днів подати авансовий звіт про витрачені суми з додатком підтверджуючих документів та зробити остаточний розрахунок за виданим авансом (п. 26 Положення, абз. 2 п. 4.4 Положення про порядок ведення касових операцій з банкнотами та монетою Росії на території Російської Федерації, затвердженого Банком Росії від 12.10.2011 N 373-П). До авансового звіту додаються зокрема документи, що підтверджують фактичні витрати на проїзд.
Бухгалтерський облік
Видача готівки з каси під звіт проводиться на підставі заяви підзвітної особи, засвідченої особистим підписом керівника організації, та оформляється видатковим касовим ордером (п. 4.4 Положення про порядок ведення касових операцій). Як зазначено вище, звіт про витрачені суми проводиться протягом трьох днів після виходу на роботу співробітника. І тому складається авансовий звіт (уніфікована форма N АТ-1, затверджена Постановою Держкомстату Росії від 01.08.2001 N 55) з додатком до нього підтверджуючих документів.
Для обліку розрахунків із працівниками за сумами, виданими їм під звіт, призначено рахунок 71 "Розрахунки з підзвітними особами". Видача підзвітних сум відбивається по дебету рахунки 71 у кореспонденції з кредитом рахунки 50 " Каса " (Інструкція із застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку фінансово-господарську діяльність організацій, затверджена Наказом Мінфіну Росії від 31.10.2000 N 94н).
Витрати організації, пов'язані зі службовими відрядженнями працівників, враховуються у складі витрат за звичайними видами діяльності на дату затвердження авансового звіту керівником організації (п. п. 5, 16, 18 Положення з бухгалтерського обліку "Витрати організації" ПБО 10/99, затвердженого Наказом Мінфіну Росії від 06.05.1999 N 33н).
На дату визнання витрати на обліку організації у разі проводиться запис по дебету рахунки 26 "Загальногосподарські витрати" (44 "Витрати продаж") і кредиту рахунки 71 (Інструкція із застосування Плану рахунків).
Податок на прибуток організацій
Витрати організації на відрядження, у тому числі на проїзд працівника до місця відрядження і назад до місця постійної роботи, з метою обчислення податку на прибуток визнаються іншими витратами, пов'язаними з виробництвом та реалізацією (пп. 12 п. 1 ст. 264 Податкового кодексу РФ) . Датою здійснення витрат на відрядження визнається дата затвердження авансового звіту керівником організації (пп. 5 п. 7 ст. 272 ПК РФ).
Питання
Щодо підтвердження витрат на відрядження:
чи є підтвердженням витрат на переліт у відрядження до іншої країни штамп проходження митниці у місті вильоту у відрядження (Москві) та штамп проходження митниці у місті іноземної держави? Якщо посадкові талони на літак були втрачені і довідки з авіакомпанії про скоєний переліт так само немає.
Відповідь
Відповідно до форми електронного пасажирського квитка та багажної квитанції у цивільної авіації, затвердженої Наказом Мінтрансу Росії від 08.11.2006 N 134 «Про встановлення форми електронного пасажирського квитка та багажної квитанції у цивільній авіації», структура електронного квиткаскладається з:
електронного польотного купона (залежно кількості рейсів кількість електронних польотів купонів може становити від 1 до 4);
електронного контрольного купона;
електронного агентського купона;
маршрут/квитанції (витяги з автоматизованої інформаційної системи оформлення повітряних перевезень).
Наявність електронного польотного купона та маршрут/квитанції є обов'язковою.
На підставі п. 84 Федеральних авіаційних правил «Загальні правила повітряних перевезень пасажирів, багажу, вантажів та вимоги до обслуговування пасажирів, відправників вантажу, вантажоодержувачів», затверджених Наказом Мінтрансу Росії від 28.06.2007 N 82, при реєстрації пасажиру видається посадковий талон, в якому вказуються ініціали та прізвище пасажира, номер рейсу, дата відправлення, час закінчення посадки на рейс, номер виходу на посадку та номер посадкового місця на борту повітряного судна.
Іншими словами, посадковий талон - це перепустка для пасажира на борт літака. Залежно від авіакомпанії та типу реєстрації посадкові талони можуть відрізнятися. Наприклад, під час реєстрації через Інтернет посадкові талони необхідно роздруковувати на аркуші формату А4.
Мінфін уЛистивід 1 вересня 2016 р. N 03-03-07/50992 особливо наголосив, що посадковий талон є невід'ємним документом під час реєстрації на рейс. Тому документальним підтвердженням факту споживання підзвітною особою послуги повітряного перевезення є не лише авіаквиток, а й посадковий талон. Сам собою авіаквиток не доводить, що співробітник кудись літав.
За відсутності посадкового талону у контролюючих органів можуть виникнути сумніви щодо факту знаходження працівника на борту літака.
На нашу думку, для документального підтвердження витрат на відрядження наявність посадкового талона є обов'язковою, однак у разі його втрати працівником підтвердити правомірність вироблених витрат організація може за допомогою вищеописаних документів (електронного польотного купона; електронного контрольного купона; електронного агентського купона; маршрут/квитанції та відрядження) документів), а також запитати довідку у транспортної організаціїпро фактичне перебування працівника організації на борту літака.
Суміжні питання:
-
як правильно заповнити запис книги покупок за квитками на залізничне та авіатранспорту за авансовими звітами про відрядження
✒ У книзі покупок за квартал, у якому затверджено авансовий звіт… -
Добридень! Ми маємо питання наступного характеру. Співробітник бажає їздити у відрядження на власному транспорті. Щоб врахувати ці витрати у витратах на прибуток, які документи компанія має оформити? (договір…... -
Просимо вас надати інформацію щодо оподаткування квитків з місця знаходження у відрядження, якщо співробітник залишається у місці відрядження в особистих цілях на термін від 1 дня до тижня, що… -
Організація (ОСНО) відправила співробітників у відрядження. При поверненні співробітники надали документи, що підтверджують витрати на відрядження, в т.ч електронні залізничні квитки (клас обслуговування 1Е, 2Е, У1 сервісні послуги). У1 сервісні послуги включають...
Посадковий талон, як і квиток, відноситься до обов'язкових документів, без яких неможливо потрапити до літака. Наявність талона є підтвердженням того, що пасажир має право на посадку. Він видається кожному, хто вилітає після проходження реєстрації на рейс.
На жаль, деякі пасажири вже перед вильотом зауважують, що в метушні аеропорту талончик зник. Відразу постає питання: чи можна відновити посадковий талон і як це зробити? Така ж проблема може постати перед мандрівником після повернення додому, якщо до бухгалтерії за місцем роботи вимагають надати документальний звіт того, що працівник справді користувався послугами авіаперевізника.
Що робити при втраті посадкового талону після реєстрації
Якщо реєстрацію пройдено щойно, а талон уже кудись запропастився, не варто хвилюватися. Потрібно якнайшвидше повернутися до реєстраційної стійки і пояснити співробітнику авіакомпанії про неприємність і пред'явити паспорт. Протягом кількох хвилин вам надрукують дублікат загубленого документа.
Ці дії підходять лише у тому випадку, якщо до початку посадки на рейс залишилося понад 10-15 хвилин. Якщо до відправки на борт залишилися лічені хвилини, швидше за все рейс доведеться пропустити, а представники авіакомпанії запропонують вам купити квиток на наступний літак. Гроші за невикористаний авіаквиток повертаються, але не в повному обсязі.
Якщо немає можливості чекати наступного рейсу та вилетіти необхідно терміново, варто звернутися до бортпровідника повітряного судна. За наявності незаповнених бланків та вільних місць у салоні вам зроблять дублікат загубленого талону.
Іноді співробітники авіакомпанії йдуть назустріч клієнту та затримують виліт літака, щоб забудькуватий пасажир встиг дійти до стійки реєстрації та заново оформити посадковий талон. Але майте на увазі, що затримка вильоту можлива лише в тому випадку, якщо переліт прямий. Виліт стикувального рейсуне затримують, оскільки через запізнення повітряного судна страждають пасажири в іншому місті.
Усі перелічені способи підійдуть вирішення проблеми втраченого талона лініях Аэрофлота. Пасажир, який втратив документ для посадки в літак, має всі шанси відлетіти без запізнення, якщо він вибрав прямий рейс і до посадки на авіалайнер залишається час.
Якщо посадковий талон загублений після перельоту
Посадковий талон буває необхідний не тільки для посадки в літак. Іноді його вимагає бухгалтерія підприємства для звіту, коли працівник вирушає у робоче відрядження. Після повернення працівник надає талон як підтвердження того, що він справді користувався послугами авіакомпанії.
У такому випадку напишіть заяву авіаперевізнику. Після перевірки ваших даних авіакомпанія видасть не посадковий талон, а довідку про те, що ви користувалися послугами. У довідці будуть вказані дати та місця вильоту та прильоту, а також номер рейсу. Все це дозволить вам звітувати на роботі. Послуга перевірки даних та оформлення довідки платна.
В Аерофлоті послуга видачі такої довідки коштує 700 рублів. Але їх можна заощадити, якщо в бухгалтерії згодні прийняти інший документ замість загубленого посадкового талона. Крім нього, підтвердити факт перельоту можуть такі документи:
- авіаквиток з касовим чеком;
- довідка з рахунком-фактурою;
- накладна.
У кожному з цих документів для прийняття його до бухгалтерії підприємства має бути зазначений номер рейсу, дати перельоту, кінцеві точки маршруту, вартість квитка. Якщо пасажир купував квиток за допомогою банківської карткичерез інтернет, у повідомленнях електронної пошти залишаються відомості про це, і квитанцію про оплату квитка роздруковують для складання звіту про поїздку.
Якщо пасажир використав онлайн-реєстрацію
Онлайн-реєстрація зручніша і простіша за звичайну. Вона заощадить час перед вильотом, якого не вистачає. У разі втрати посадкового талона реєстрація, пройдена з усіма зручностями не виходячи з дому, здатна створити диво і позбавити проблеми на будь-якому етапі її виникнення.
Наприклад, при перельоті лініями Аерофлоту, дійте так: якщо втрачено паперову копію талона, отриманого при онлайн-реєстрації, можна ще раз надрукувати його в кіоску або в автоматі самостійної реєстрації багажу або пасажира. Сподіватися тільки на електронну версію талона не варто, оскільки ще далеко не в усіх аеропортах встановлено обладнання для сканування.
Якщо талон необхідний лише для звітування, надрукуйте його з наявного електронного носія.
Відновити посадковий талон можна, але перед вильотом слід уважніше ставитись до документів, необхідних для здійснення польоту. Відновлення будь-якого з них вимагатиме витрат часу та додаткових фінансових вкладень. Виявлена уважність дозволить заощадити і те, й інше, і повною мірою отримати насолоду від подорожі.